Jazz Pharmaceuticals – Informativa sulla privacy per i candidati e gli aspiranti lavoratori a livello globale

Raccogliamo ed elaboriamo vari tipi di informazioni personali in relazione alle attività di reclutamento e pre-assunzione quando ci si candida per una posizione aperta, si viene contattati o si esprime interesse per un impiego presso di noi, ad esempio unendosi alla nostra Talent Community o partecipando a un evento di reclutamento. Queste informazioni includono generalmente:

• Identificatori/Informazioni di contatto – nome (incluso prefisso o titolo), sesso, età o data di nascita, e-mail personale o aziendale, indirizzo postale, numero di telefono, profili di social media e in alcuni casi documenti di identificazione, stato del permesso di residenza e di lavoro, numero di previdenza sociale o altro numero di identificazione fiscale/governativa;
• Informazioni ed esperienze professionali – qualifiche professionali, precedenti esperienze lavorative, formazione, informazioni aggiuntive incluse nel curriculum vitae e referenze;
• Informazioni sul colloquio – appunti raccolti dai nostri selezionatori e altre informazioni sulla valutazione professionale;
• Screening pre-assunzione – Se vogliamo offrire il lavoro all’utente, potremmo dover completare lo screening pre-assunzione. Potremmo quindi anche raccogliere ulteriori informazioni di base come storia creditizia, precedenti penali e informazioni sulla salute sul lavoro (se consentito dalla legge);
• Informazioni finanziarie – retribuzioni e benefici passati (quali importo dello stipendio, bonus, azioni, opzioni, assicurazioni, informazioni sul conto pensionistico, indennità aziendali). Raccoglieremo anche le coordinate bancarie dell’utente, in caso di rimborso spese durante il processo di reclutamento;
• Informazioni personali sensibili (speciali) (ove consentito e in conformità con la legge applicabile) – codice fiscale, numero di patente, origine razziale o etnica, appartenenza sindacale, stato di veterano, informazioni sanitarie e mediche (compresi, ove richiesto, i risultati dello screening antidroga), orientamento sessuale e/o precedenti penali.

In molti casi, la fornitura delle informazioni personali sensibili (speciali) sopra elencate è volontaria. Nel caso l’utente decida di non condividerle con noi, gli assicuriamo che ciò non influirà sulla sua candidatura.

Può anche scegliere di non fornirci gli altri tipi di informazioni personali quando gliele chiediamo. Se decide di non fornirci i suoi dati personali, potremmo non essere in grado di valutare o prendere in considerazione la sua candidatura.

Se l’utente ci fornisce le informazioni personali di un’altra persona, ad es. il suo coniuge/partner o referenti, presumiamo che abbia il loro permesso di condividere i loro dati con noi.

Non elaboreremo le informazioni personali (comprese le informazioni sopra elencate) se la legge del suo Paese ci vieta di farlo.

Raccogliamo i dati personali dell’utente da diverse fonti.

Nella maggior parte dei casi otterremo informazioni direttamente dall’utente quando:

• Crea un account e un profilo nel portale delle carriere di Jazz Pharmaceuticals;
• Condivide o utilizza il suo profilo sui social media per accedere al portale delle carriere di Jazz Pharmaceuticals;
• Si registra con noi per ricevere offerte di lavoro disponibili;
• Condividi il suo curriculum con noi, tramite il portale delle carriere di Jazz Pharmaceuticals o attraverso altri mezzi;
• Si unisce alla nostra Talent Community; e/o
• Partecipa a riunioni, colloqui o altre attività di reclutamento, inclusi eventi di networking di settore.

Potremmo anche raccogliere le sue informazioni personali da fonti alternative, tra cui:

• fornitori di servizi di terze parti che ci assistono nelle attività di reclutamento e pre-assunzione (ad esempio agenzie di collocamento o di reclutamento, fornitori di controlli dei precedenti);
• i suoi colleghi e/o responsabili quando ci forniscono referenze;
• fonti accessibili pubblicamente (come social network professionali, bacheche di lavoro, siti web, social media e altre piattaforme digitali).

Potremmo elaborare le informazioni personali per i diversi scopi indicati di seguitow o per scopi ragionevolmente compatibili con quelli descritti. Non possiamo e non le utilizzeremo per altri scopi senza il permesso dell’utente, a meno che non abbiamo il diritto o l’obbligo legale di farlo.

Si prega di notare che, ove richiesto dalla legge, otterremo il consenso dell’utente. Laddove la raccolta o l’utilizzo delle informazioni personali siano basate sul suo consenso, l’utente può revocarlo in qualsiasi momento, nella misura consentita dalla legge applicabile.

• Valutazione del candidato: Basandoci sui nostri interessi legittimi nella valutazione e selezione dei candidati idonei e nella gestione efficace del processo di candidatura, utilizziamo le informazioni personali dell’utente per valutarne le qualifiche e l’idoneità per la posizione lavorativa per la quale si è candidato. Utilizziamo le informazioni personali anche per rispondere alla sua candidatura, condurre colloqui, verificare il suo background e le sue referenze e condurre test cognitivi o valutazioni della personalità o altre valutazioni di idoneità (ove consentito dalla legge) adeguati alla relativa posizione aperta.
• Processo di pre-assunzione (processo di Onboarding):: Al fine di eseguire misure precontrattuali, potremmo utilizzare le informazioni personali per adattare un’offerta di reclutamento e preparare documenti contrattuali, per organizzare l’arrivo del candidato (IT, ecc.) e per preparare il suo onboarding.
• Gestire e migliorare il processo di reclutamento: Sulla base dei nostri legittimi interessi nella gestione e nel miglioramento efficace del processo di reclutamento, potremmo elaborare le informazioni personali per gestire la sicurezza della nostra rete e dei sistemi informativi; conservare i registri relativi ai nostri processi di assunzione; misurare il processo di reclutamento rispetto alle nostre aspirazioni di aderire a pratiche occupazionali eque; preparare ed eseguire reporting e analisi gestionali relativi al processo di reclutamento e quando ne offriamo la possibilità di fornire feedback sul processo di reclutamento.
• Gestione del pool di talenti: Offriamo inoltre la possibilità ai candidati e ad altri potenziali candidati di unirsi alla nostra Talent Community e di iscriversi alle newsletter sulle opportunità future. In tal caso trattiamo le informazioni personali dell’utente in base al suo consenso, che può revocare in qualsiasi momento.
• Rispettare le leggi applicabili, gli obblighi legali e/o proteggere i nostri interessi legali: Potremo trattare le informazioni personali per rispondere a richieste legali da parte di autorità amministrative o giudiziarie; rispettare le leggi applicabili, in particolare in materia di lavoro, previdenza sociale e immigrazione; e per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali.

Tenere presente che, ove consentito dalla legge, utilizziamo le informazioni personali sensibili raccolte per lo screening pre-assunzione se decidiamo di offrire un impiego, per valutare i progressi di Jazz Pharmaceuticals nel raggiungimento dei suoi obiettivi di assunzione delle diversità, per garantire il monitoraggio e la rendicontazione delle pari opportunità, per soddisfare obblighi di legge, tra cui la fornitura di alloggi alla forza lavoro e l’amministrazione del monitoraggio della disabilità e della sicurezza sul lavoro.

Le informazioni personali potrebbero essere condivise con individui all’interno di Jazz Pharmaceuticals coinvolti nei processi di reclutamento e pre-assunzione o che aiuteranno con l’amministrazione della nostra Talent Community.

Potremmo anche dover condividere le informazioni personali dell’utente come segue, ma solo nella misura necessaria:

(i) a fornitori di servizi di terze parti che ci assistono nelle attività di reclutamento e di screening pre-assunzione;  
(ii) ad altri fornitori di servizi terzi specializzati che collaborano con noi, come agenzie di eventi e di viaggio, fornitori di tecnologia che ci aiutano a sviluppare e migliorare i nostri forum e app digitali; e consulenti professionali quali revisori dei conti, commercialisti e avvocati;  
(iii) ad agenzie di prevenzione delle frodi e a forze dell’ordine;  
(iv) a tribunali, autorità di regolamentazione governative e non governative e a difensori civici;  
(v) a qualsiasi terza parte che acquisisca o sia interessata ad acquisire, in tutto o in parte, le attività o le azioni di Jazz Pharmaceuticals, o che subentri a Jazz Pharmaceuticals nell’esercizio di tutta o di una parte della sua attività, mediante fusione, acquisizione, riorganizzazione o altrimenti; o  
(vi) come richiesto o consentito dalla legge, incluso per rispondere a una citazione o a un procedimento legale o richiesta governativa similare, o quando Jazz Pharmaceuticals ritenga in buona fede che la divulgazione sia legalmente richiesta o quando Jazz Pharmaceuticals abbia un legittimo interesse a effettuare una divulgazione, ad esempio, laddove sia necessario per tutelare diritti e proprietà di Jazz Pharmaceuticals.

Data la natura globale delle attività di Jazz Pharmaceuticals, le informazioni personali dell’utente potrebbero essere trasferite verso Paesi situati al di fuori del territorio nazionale o dell’area geografica in cui risiede, anche verso Paesi nei quali potrebbero non essere in vigore leggi in materia di protezione dei dati equivalenti a quelle vigenti nel suo Paese di residenza. In tal caso, adotteremo misure adeguate a protezione delle informazioni personali, in conformità alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

Per esempio, se l’utente si trova nello Spazio economico europeo (“SEE”), nel Regno Unito (“UK”) o in Svizzera, potremmo trasferire le sue informazioni personali verso gli Stati Uniti o altri Paesi al di fuori del SEE, del Regno Unito o della Svizzera. Per i trasferimenti di informazioni personali dal SEE, dal Regno Unito e dalla Svizzera verso altri Paesi che non offrono un livello di protezione dei dati riconosciuto come adeguato dalla Commissione europea, dal Regno Unito e dalla Svizzera in base agli standard del SEE, del Regno Unito e della Svizzera, attuiamo misure appropriate per proteggere le informazioni personali, ad esempio assicurandoci di vincolare il destinatario mediante le clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea, dal Regno Unito e dalla Svizzera.

Tutte le entità di Jazz Pharmaceuticals hanno sottoscritto un contratto tra filiali relativo al trattamento e al trasferimento dei dati che prevede clausole contrattuali standard per disciplinare il trasferimento di informazioni personali all’interno di Jazz Pharmaceuticals dal SEE, dall’UK e dalla Svizzera ad altri Paesi, compresi gli Stati Uniti.

La sicurezza delle informazioni personali dell’utente è molto importante per noi. Adottiamo misure ragionevoli, incluse garanzie tecniche, amministrative e fisiche, concepite per proteggere le informazioni personali inoltratici da perdita, abuso e accesso non autorizzato, divulgazione, modifica e distruzione. Tuttavia, nessun metodo di sicurezza o metodo di trasmissione basato su Internet è totalmente sicuro, pertanto l’utente deve agire sempre con cautela quando trasmette dati personali attraverso Internet.

Potremmo conservare le informazioni personali per tutto il tempo in cui l’account dell’utente è attivo o se necessario per le attività di reclutamento e pre-assunzione illustrate nella presente Informativa sulla privacy. In alcuni casi, potremmo essere tenuti a conservare i dati per una durata maggiore, per ottemperare a leggi, regolamenti o altri obblighi legali, risolvere controversie e far valere gli accordi stipulati.

In alcune giurisdizioni, le leggi e i regolamenti ci indicano per quanto tempo dobbiamo conservare i dati personali degli utenti. La durata della conservazione dei dati dipende dalle leggi della giurisdizione in cui l’utente si trova quando condivide i dati con noi.

Se offriamo lavoro all’utente e decide di accettare, gli invieremo la nostra Informativa sulla privacy dei dipendenti. L’Informativa sulla privacy dei dipendenti spiega come utilizziamo, archiviamo e proteggiamo le informazioni personali dei nostri dipendenti.

L’utente può essere titolare di determinati diritti ai sensi delle leggi locali applicabili in materia di protezione dei dati, diritti che possono essere soggetti a limitazioni e/o restrizioni. Tra tali diritti figurano: (i) il diritto di richiedere l’accesso, la rettifica o la cancellazione delle proprie informazioni personali; (ii) il diritto di ottenere restrizioni o di opporsi al trattamento delle proprie informazioni personali; e (iii) il diritto alla portabilità dei dati.

Se è stato creato un account Workday in relazione alla propria candidatura, è possibile accedere, correggere o richiedere la cancellazione dei propri dati personali accedendo al proprio account Workday. Nel caso in cui si sia iscritto per entrare a far parte della nostra Talent Community, può in qualsiasi momento richiedere di essere rimosso dalla Talent Community contattando askhr@jazzpharma.com. Per annullare l’iscrizione alle newsletter può farlo utilizzando il collegamento presente nell’e-mail che riceverà.

Può anche contattarci per esercitare i suoi diritti contattando askhr@jazzpharma.com o utilizzando uno dei metodi elencati nella sezione “Come contattarci” di seguito.

Quando l’utente presenta una richiesta riguardante le proprie informazioni personali, ci riserviamo il diritto di verificarne l’identità per garantire che i dati in nostro possesso vengano forniti all’individuo al quale si riferiscono e che solo detto individuo o un suo rappresentante autorizzato possano esercitare i diritti relativi a tali informazioni.

Inoltre, una persona autorizzata ad agire per conto dell’utente può presentare una richiesta verificabile riguardante le sue informazioni personali. Se l’utente designa una persona autorizzata a presentare richieste di esercizio di determinati diritti alla privacy per suo conto, sarà necessario verificare che l’utente abbia fornito alla persona accreditata l’autorizzazione a presentare una richiesta per suo conto.

Se l’utente ritiene che i suoi diritti siano stati violati a seguito di un trattamento dei dati non conforme alle leggi sulla protezione dei dati, ha anche il diritto di presentare un reclamo all’autorità locale competente.

Per domande, commenti o suggerimenti sulla presente Informativa o sulle nostre pratiche in materia di privacy, contattare l’Ufficio per la Privacy di Jazz Pharmaceuticals all’indirizzo:

Indirizzo: 3170 Porter Drive, Palo Alto, CA 94303, Stati Uniti  
Tel. : (650) 496-3777                 
E-mail: privacy@jazzpharma.com

Per il Regno Unito, la Svizzera e l’Unione europea, il nostro Responsabile della protezione dei dati può essere contattato all’indirizzo dpo@jazzpharma.com.

Per gli utenti residenti in California, Washington o Nevada: utilizzare il nostro Modulo di richiesta privacy online. 

Di quando in quando potremmo aggiornare la presente Informativa; in tal caso, comunicheremo tali modifiche aggiornando la data di “Ultimo aggiornamento” all’inizio del documento. In caso di modifiche significative, la comunicazione sarà più evidente, al fine di informare l’utente dei cambiamenti apportati.