Jazz Pharmaceuticals – Wereldwijde privacyverklaring voor mogelijke kandidaten voor een functie en sollicitanten

Wij verzamelen en verwerken verschillende soorten persoonsgegevens in verband met werving en activiteiten voorafgaand aan de indiensttreding wanneer u solliciteert op een openstaande functie, wanneer er contact met u wordt opgenomen of wanneer u interesse toont in een baan bij ons, bijvoorbeeld door lid te worden van onze Talent Community of wanneer u een wervingsevenement bijwoont. Deze informatie omvat over het algemeen:

• Identificatie-/Contactinformatie – naam (inclusief voorvoegsel of titel), geslacht, leeftijd of geboortedatum, persoonlijk of zakelijk e-mailadres, postadres, telefoonnummer, socialemediaprofielen, en in sommige gevallen identificatiedocumenten, verblijfs- en werkvergunningsstatus, burgerservicenummer of ander belasting-/overheidsidentificatienummer;
• Professionele gegevens en ervaring – professionele kwalificaties, eerdere werkervaring, opleidingsgeschiedenis, aanvullende gegevens opgenomen in uw curriculum vitae, en referenties;
• Interviewgegevens – aantekeningen verzameld door onze interviewers en andere professionele beoordelingsgegevens;
• Screening voorafgaand aan de indiensttreding – Als we u de baan willen aanbieden, moeten we mogelijk een screening voorafgaand aan de indiensttreding uitvoeren. We kunnen dan ook aanvullende achtergrondinformatie verzamelen, zoals kredietgeschiedenis, strafblad en informatie over gezondheid op het werk (indien wettelijk toegestaan);
• Financiële gegevens – eerdere vergoedingen en voordelen (zoals salarisbedrag, bonus, aandelen, opties, verzekering, informatie over pensioenrekeningen, bedrijfsvergoedingen). Wij verzamelen ook uw bankgegevens als wij u tijdens de wervingsprocedure onkosten vergoeden;
• Gevoelige (speciale) persoonsgegevens (waar toegestaan en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving) – burgerservicenummer, rijbewijsnummer, ras of etnische herkomst, lidmaatschap van een vakbond, veteranenstatus, gezondheids- en medische informatie (inclusief indien vereist, drugstestresultaten), seksuele geaardheid en/of strafrechtelijke geschiedenis.

In veel gevallen is het verstrekken van de hierboven vermelde gevoelige (speciale) persoonsgegevens vrijwillig. Als u besluit om deze niet met ons te delen, kunt u er zeker van zijn dat dit geen invloed heeft op uw sollicitatie.

U kunt er ook voor kiezen om ons de andere soorten persoonsgegevens die wij van u vragen, niet te verstrekken. Als u besluit ons uw persoonsgegevens niet te geven, kunnen wij uw sollicitatie mogelijk niet beoordelen of in overweging nemen.

Als u ons de persoonsgegevens van een andere persoon verstrekt, bijvoorbeeld van uw echtgenoot/partner of referenties, gaan wij ervan uit dat u hun toestemming heeft om hun gegevens met ons te delen.

Wij zullen geen persoonsgegevens verwerken (met inbegrip van de hierboven vermelde gegevens) als de wet van uw land ons verbiedt om dit te doen.

We verzamelen uw persoonsgegevens uit verschillende bronnen.

In de meeste gevallen verkrijgen we gegevens rechtstreeks van u wanneer u:

• een account en profiel aanmaakt in het carrièreportaal van Jazz Pharmaceuticals;
• uw socialemediaprofiel deelt of gebruikt om toegang te krijgen tot het carrièreportaal van Jazz Pharmaceuticals;
• zich bij ons aanmeldt om openstaande vacatures te ontvangen;
• uw cv met ons deelt, hetzij via het carrièreportaal van Jazz Pharmaceuticals of via andere kanalen;
• lid wordt van onze Talent Community; en/of
• deelneemt aan bijeenkomsten, interviews of andere wervingsactiviteiten, waaronder netwerkevenementen in de branche.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook uit andere bronnen verzamelen, waaronder:

• externe dienstverleners die ons helpen met werving en activiteiten voorafgaand aan de indiensttreding (bijv. uitzend- of wervingsbureaus, aanbieders van achtergrondcontroles);
• uw collega’s en/of managers wanneer zij ons referenties geven;
• openbaar toegankelijke bronnen (zoals professionele sociale netwerken, vacaturesites, websites, sociale media en andere digitale platforms).

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor de verschillende doeleinden die hieronder worden beschreven of voor doeleinden die redelijkerwijs verenigbaar zijn met de beschreven doeleinden. Wij kunnen en zullen het niet voor andere doeleinden gebruiken zonder uw toestemming, tenzij wij een wettelijk recht of verplichting hebben om dit te doen.

Houd er rekening mee dat we uw toestemming zullen vragen als dit door de wet wordt vereist. Wanneer het verzamelen of gebruiken van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

• Beoordeling van de sollicitant: Op basis van onze legitieme belangen bij het beoordelen en selecteren van geschikte kandidaten en het effectief beheren van de sollicitatieprocedure, gebruiken wij uw persoonsgegevens om uw kwalificaties en geschiktheid voor de functie waarnaar u hebt gesolliciteerd te beoordelen. Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om op uw sollicitatie te reageren, sollicitatiegesprekken te voeren, uw achtergrond en referenties na te gaan en cognitieve tests of persoonlijkheidsbeoordelingen of andere geschiktheidsbeoordelingen uit te voeren (indien wettelijk toegestaan), passend bij de betreffende openstaande functie.
• Aanwervingsproces (onboarding-proces): Om precontractuele maatregelen uit te voeren, kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om een wervingsaanbod aan te passen en contractuele documenten op te stellen, om uw aankomst in te richten (IT, enz.) en om uw onboarding voor te bereiden.
• Het wervingsproces beheren en verbeteren: Op basis van onze gerechtvaardigde belangen in het effectief beheren en verbeteren van het wervingsproces, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken om ons netwerk en de beveiliging van informatiesystemen te beheren; gegevens bij te houden die betrekking hebben op onze wervingsprocessen; het wervingsproces te meten aan de hand van onze doelen voor eerlijke werkpraktijken; managementrapportages en analyses voor te bereiden en uit te voeren met betrekking tot het wervingsproces en wanneer we u de mogelijkheid bieden om feedback te geven over het wervingsproces.
• Beheer van talentpools: We bieden ook de mogelijkheid voor sollicitanten en andere potentiële kandidaten om lid te worden van onze Talent Community en zich in te schrijven voor nieuwsbrieven over toekomstige kansen. In dat geval verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken.
• Naleving van toepasselijke wetgeving, wettelijke verplichtingen en/of bescherming van onze wettelijke belangen: Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om te reageren op wettelijke verzoeken van administratieve of gerechtelijke autoriteiten; om te voldoen aan toepasselijke wetten, in het bijzonder met betrekking tot werkgelegenheid, sociale zekerheid en immigratie; en voor het opstellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Houd er rekening mee dat, voor zover toegestaan door de wet, wij gevoelige persoonsgegevens die voor de screening voorafgaand aan de indiensttreding zijn verzameld, gebruiken als we besluiten u een functie aan te bieden, om de vooruitgang van Jazz Pharmaceuticals bij het behalen van de doelstellingen voor diversiteit in werving te beoordelen, om gelijke kansen te monitoren en rapporteren, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, inclusief het bieden van werkplekaccommodaties, en voor de administratie van arbeidsveiligheids- en handicaptracking.

Uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met personen binnen Jazz Pharmaceuticals die betrokken zijn bij de werving en processen voorafgaand aan de indiensttreding of die helpen bij de administratie van onze Talent Community.

Het is mogelijk, maar alleen voor zover dat nodig is, dat we uw persoonsgegevens als volgt moeten delen:

(i) met externe dienstverleners die ons helpen met werving en pre-employment screening;  
(ii) met andere gespecialiseerde externe dienstverleners die met ons samenwerken, zoals evenementen- en reisbureaus, technologieleveranciers die ons helpen bij het ontwikkelen en verbeteren van onze digitale platforms en apps; en professionele adviseurs zoals auditors, accountants en advocaten;  
(iii) met fraudepreventiebureaus en wetshandhavingsinstanties;  
(iv) met rechtbanken, gouvernementele en niet-gouvernementele regelgevers en ombudsmannen;  
(v) met een derde die alle of een deel van de bedrijfsmiddelen of aandelen van Jazz Pharmaceuticals verwerft, of die Jazz Pharmaceuticals opvolgt in het uitvoeren van alle of een deel van haar activiteiten, hetzij door fusie, overname, reorganisatie of op een andere manier; of  
(vi) zoals wettelijk vereist of toegestaan is, inclusief om te voldoen aan een dagvaarding of vergelijkbaar juridisch proces of overheidsverzoek, of wanneer Jazz Pharmaceuticals te goeder trouw gelooft dat openbaarmaking wettelijk vereist is of dat Jazz Pharmaceuticals een legitiem belang heeft bij openbaarmaking, zoals wanneer dit nodig is om de rechten en eigendommen van Jazz Pharmaceuticals te beschermen.

Gezien de wereldwijde aard van de activiteiten van Jazz Pharmaceuticals, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten uw eigen land of regio, inclusief landen waar de wetten op de gegevensbescherming mogelijk niet gelijkwaardig zijn aan die in uw eigen land. In een dergelijk geval zullen wij passende maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Als u zich bijvoorbeeld in de Europese Economische Ruimte (“EER”), het Verenigd Koninkrijk (“VK”) of Zwitserland bevindt, kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan de Verenigde Staten of andere landen buiten de EER, het VK of Zwitserland. Voor de overdracht van persoonsgegevens vanuit de EER, het VK of Zwitserland naar landen die niet door de Europese Commissie, het VK of Zwitserse overheidsinstanties worden erkend als landen die een toereikend niveau van gegevensbescherming bieden volgens de normen van de EER, het VK of Zwitserland, hebben wij passende maatregelen geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te beschermen, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat de ontvanger gebonden is aan standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie, het VK en Zwitserse overheidsinstanties zijn goedgekeurd.

Alle entiteiten van Jazz Pharmaceuticals zijn een overeenkomst aangegaan voor gegevensverwerking en -overdracht tussen gelieerde bedrijven met standaardcontractbepalingen om de overdracht van persoonsgegevens binnen Jazz Pharmaceuticals vanuit de EER, het VK en Zwitserland naar andere landen, waaronder de Verenigde Staten, te regelen.

De veiligheid van uw persoonsgegevens is belangrijk voor ons. We nemen redelijke stappen, waaronder technische, administratieve en fysieke beveiligingsmaatregelen, om de persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. Geen enkele beveiligings- of transmissiemethode via het internet is echter volledig veilig. U moet altijd voorzichtig zijn wanneer u persoonsgegevens via het internet verstuurt.

Wij kunnen uw persoonsgegevens bewaren zolang uw account actief is of voor zover dit nodig is voor de werving of activiteiten voorafgaand aan de indiensttreding die wij in deze Privacyverklaring hebben uitgelegd. In sommige gevallen kan het nodig zijn om gegevens gedurende een langere periode te bewaren om te voldoen aan wetten of regelgeving, of andere juridische verplichtingen, geschillen op te lossen en onze overeenkomsten af te dwingen.

In sommige rechtsgebieden geven wet- en regelgeving aan hoe lang we uw persoonsgegevens moeten bewaren. De duur hangt af van de wetten van het rechtsgebied waarin u zich bevindt wanneer u de gegevens met ons deelt.

Als wij u werk aanbieden en u besluit dit te accepteren, dan sturen wij u onze Privacyverklaring voor Werknemers. In de Privacyverklaring voor Werknemers wordt uitgelegd hoe wij de persoonsgegevens van onze werknemers gebruiken, opslaan en beschermen.

Op grond van de lokale wetgeving inzake gegevensbescherming kunt u bepaalde rechten hebben, die onderworpen kunnen zijn aan beperkingen en/of restricties. Deze rechten kunnen de volgende omvatten: (i) het recht om toegang tot en rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken; (ii) het recht om de verwerking te beperken of om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens; en (iii) het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Als u een Workday-account hebt aangemaakt in verband met uw sollicitatie, kunt u uw persoonsgegevens inzien, corrigeren of vragen om deze te verwijderen door in te loggen op uw Workday-account. Indien u zich heeft ingeschreven voor onze Talent Community, kunt u te allen tijde verzoeken om uit de Talent Community verwijderd te worden door contact op te nemen met askhr@jazzpharma.com. Om u af te melden voor nieuwsbrieven kunt u zich uitschrijven via de link in de e-mail die u ontvangt.

U kunt ook contact met ons opnemen om uw rechten uit te oefenen door contact met ons op te nemen via askhr@jazzpharma.com of via een van de methoden die in het onderstaande gedeelte “Hoe u contact met ons kunt opnemen” worden vermeld.

Wanneer u een verzoek indient met betrekking tot uw persoonsgegevens, behouden wij ons het recht voor om uw identiteit te verifiëren om ervoor te zorgen dat wij de informatie die wij bijhouden, verstrekken aan de persoon op wie deze betrekking heeft en alleen deze personen of hun bevoegde vertegenwoordigers in staat stellen om rechten uit te oefenen met betrekking tot die informatie.

Bovendien kan een persoon die gemachtigd is om namens u te handelen, een verifieerbaar verzoek indienen met betrekking tot uw persoonsgegevens. Als u een gemachtigde persoon aanwijst om namens u verzoeken in te dienen om bepaalde privacyrechten uit te oefenen, vragen wij verificatie dat u de gemachtigde persoon toestemming hebt gegeven om namens u een verzoek in te dienen.

Als u van mening bent dat uw rechten geschonden zijn als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming.

Als u vragen, opmerkingen of suggesties heeft over deze Privacyverklaring of onze privacypraktijken, neem dan contact op met de Privacy Office van Jazz Pharmaceuticals op:

Adres: 3170 Porter Drive, Palo Alto, CA 94303, V.S.  
Tel.: (650) 496-3777                 
E-mail: privacy@jazzpharma.com

Voor Britse, Zwitserse en Europese doeleinden kunt u onze functionaris voor gegevensbescherming bereiken via dpo@jazzpharma.com.

Als u een inwoner bent van Californië, Washington of Nevada, gebruik dan ons online Privacyaanvraagformulier. 

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken en zullen dergelijke wijzigingen bekendmaken door de datum “Laatst bijgewerkt” die in deze Privacyverklaring wordt vermeld, aan te passen. Als de wijzigingen aanzienlijk zijn, zullen wij een beter zichtbare kennisgeving plaatsen om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen.